Términos y condiciones del servicio

Última actualización: 22/09/2026

1. Aceptación

Al crear una cuenta o usar el servicio, usted acepta estos términos. Si los usa en nombre de una firma contable, declara tener facultades para obligarla.

2. Qué es el servicio

Buzón Contable IA es una herramienta de procesamiento documental. Recibe archivos XML de facturación electrónica colombiana (UBL 2.1), extrae sus datos, sugiere una clasificación contable y genera un archivo Excel para importar en software contable como Siigo, Alegra, World Office, Helisa y SIESA Enterprise, además de un formato genérico para cualquier otro software.

2.1 Lo que el servicio NO es

• No es asesoría contable ni tributaria. Las sugerencias de cuenta PUC, retención en la fuente y concepto de exógena son una propuesta automatizada que usted debe revisar y aprobar antes de usarla.
• No reemplaza su criterio profesional ni su responsabilidad como contador público.
• No es un repositorio oficial. Conserve los XML originales: son el documento con validez ante la DIAN.
• No presenta declaraciones ni se comunica con la DIAN en su nombre.

3. Su cuenta

• Debe registrar datos veraces y mantener actualizado su correo.
• Es responsable de la confidencialidad de su contraseña y de toda actividad en su cuenta.
• Debe informarnos de inmediato si detecta un uso no autorizado.
• Una cuenta es de una persona o firma; no se pueden compartir credenciales entre organizaciones distintas.

4. Créditos y planes

Prueba gratuita	20 facturas, una sola vez por cuenta, sin tarjeta de crédito.
Paquete de rescate	50 facturas por $ 12.000 COP. Compra única por cuenta.
Planes	100, 500, 1.000 y 3.000 facturas. Se pueden comprar repetidamente.
Vigencia de los créditos	No vencen. Se consumen cuando se procesa una factura.
Cuándo se descuenta	Al aceptar cada archivo. Si el archivo no es una factura válida de la DIAN, el crédito se devuelve automáticamente.
Duplicados	Una factura ya cargada se rechaza sin consumir un segundo crédito.
Precios	En pesos colombianos. El precio publicado es el precio final: no se le suma nada al pagar. Podemos modificarlos hacia adelante; el cambio no afecta los créditos ya comprados.

Los precios publicados no incluyen IVA porque quien presta el servicio no es responsable de este impuesto. Si esa condición cambia, se avisará con antelación y se actualizará esta cláusula. La factura de la venta se emite a nombre del NIT que usted registre en su perfil.

5. Pagos y devoluciones

• Los pagos se procesan con Wompi (Bancolombia). No almacenamos datos de tarjetas.
• Los créditos se acreditan automáticamente cuando la pasarela confirma el pago. Si su banco aprobó el pago y los créditos no aparecen en unos minutos, escríbanos: lo resolvemos con el número de recibo.
• Créditos consumidos no son reembolsables, porque corresponden a un servicio ya prestado (procesamiento, uso de IA y generación del archivo).
• Si compró un paquete sin consumir créditos y solicita la devolución dentro de los 5 días hábiles siguientes, la evaluamos y, de proceder, se realiza por el mismo medio de pago.
• Si el servicio presenta una falla atribuible a nosotros que impida procesar sus facturas, reponemos los créditos afectados.

6. Uso aceptable

Usted se compromete a no:

• Subir documentos que no le pertenezcan o sobre los que no tenga autorización para tratar.
• Intentar acceder a información de otras cuentas o eludir los controles de acceso.
• Automatizar la creación de cuentas para obtener créditos de prueba de forma repetida.
• Revender el servicio como propio sin un acuerdo escrito con nosotros.
• Usar el servicio para actividades ilícitas o para simular facturación inexistente.

Podemos suspender una cuenta que incumpla estas reglas, informando el motivo. Si hay créditos sin consumir, se devuelven salvo que la suspensión se deba a un uso fraudulento.

7. Disponibilidad y soporte

• Buscamos una disponibilidad del 99% mensual, sin incluir mantenimientos programados, que anunciaremos con antelación.
• El servicio depende de terceros: el proveedor de IA, la pasarela de pagos y la infraestructura en la nube. Una falla de ellos puede afectar una función específica.
• Soporte por correo en días hábiles. En los planes de mayor volumen se acuerda un canal directo.

8. Propiedad intelectual

• El software, la marca y la documentación son nuestros.
• Sus facturas y sus datos siguen siendo suyos. No adquirimos ningún derecho sobre ellos.
• El Excel generado es suyo y puede usarlo sin restricción.
• Podemos usar información agregada y anonimizada (por ejemplo, cuántas facturas se procesan al mes) para mejorar el servicio y reportar métricas.

9. Límite de responsabilidad

El servicio se presta con diligencia, pero la responsabilidad sobre la información contable y tributaria es del contador y de su cliente. En particular:

• Verificar que la cuenta PUC y la retención sugeridas sean correctas antes de contabilizar es responsabilidad suya.
• No respondemos por sanciones, intereses ni perjuicios derivados de datos mal digitados en el XML de origen, ni de sugerencias de la IA que usted haya aprobado sin revisarlas.
• No respondemos por interrupciones causadas por fuerza mayor, por fallas de internet del usuario o por indisponibilidad de terceros proveedores.
• Nuestra responsabilidad total se limita al valor efectivamente pagado por el cliente en los 12 meses anteriores al hecho que la origina.

10. Protección de datos

El tratamiento de datos personales se rige por nuestra Política de tratamiento de datos, que forma parte de estos términos.

11. Terminación

• Usted puede cerrar su cuenta cuando quiera desde el panel o escribiéndonos.
• Antes de cerrarla, descargue los archivos que necesite. Conservaremos lo que la ley contable exija y luego eliminaremos el resto.
• Podemos terminar el servicio con un aviso de 30 días. Si tiene créditos sin consumir, se le devuelve el valor proporcional.

12. Ley aplicable

Estos términos se rigen por la ley colombiana. Cualquier controversia se intentará resolver de buena fe y, de no lograrlo, se someterá a los jueces competentes de Bogotá D.C.

13. Cambios

Podemos actualizar estos términos para reflejar cambios del servicio o de la ley. Los cambios sustanciales se avisan por correo con antelación razonable. El uso del servicio después de la entrada en vigor implica su aceptación.

Ver también la Política de tratamiento de datos